Documente lucrători străini la control ITM: dosarul pe 5 ani
Ce documente ai pentru fiecare lucrător străin la un control ITM sau IGI: checklistul dosarului, păstrarea 5 ani după plecare și amenda de 15.000–30.000 lei.
AsiaRom · 5 noiembrie 2026 · 7 min de citit
Pe scurt: OUG nr. 32/2026 îți cere să pui la dispoziția controlului documentele fiecărui lucrător străin și să le păstrezi minimum 5 ani de la încetarea raportului de muncă. Nerespectarea acestor obligații se sancționează cu 15.000–30.000 lei, iar amenda o constată IGI. Mai jos ai un checklist practic pentru dosarul fiecărui om.
La un control, fie că vine ITM, fie IGI, vei fi întrebat de documentele lucrătorilor străini. Nu e vorba doar de contract. Ordonanța îți cere dovezi pentru fiecare obligație: salariu, instruire, curs, notificări, cazare. Și îți cere să le ai la îndemână ani buni după ce omul a plecat.
Textul legii e citat în forma publicată în Monitorul Oficial nr. 335 din 27 aprilie 2026. Legea de aprobare a ordonanței e încă în Parlament. Informațiile sunt verificate la 5 noiembrie 2026.
Ce cer art. 7 alin. (1) lit. f) și lit. i)
Două litere din art. 7 alin. (1) al OUG nr. 32/2026 se ocupă de documente.
Lit. f): documentele la dispoziția controlului. Angajatorul trebuie „să pună la dispoziția personalului Inspectoratului General pentru Imigrări, Inspecției Muncii, Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă sau altor organe competente” un set larg de acte, adică „toate documentele și informațiile necesare verificării condițiilor de încadrare în muncă a străinilor”. Textul dă și exemple: contractele de muncă, dovezile de plată a salariilor, evidențele privind cazarea, copiile documentelor de ședere.
Lit. i): păstrarea. Angajatorul trebuie „să păstreze la sediul social sau la punctele de lucru o copie a documentului de călătorie sau a permisului de ședere”, plus documentele justificative privind îndeplinirea obligațiilor din art. 7, „pentru o perioadă de minimum cinci ani de la încetarea raportului de muncă”.
Trei lucruri de reținut:
- Cine poate cere documentele: IGI, Inspecția Muncii, ANOFM sau alte organe competente. Deci și inspectorul ITM ți le poate cere.
- Unde stau: la sediul social sau la punctele de lucru.
- Cât timp: minimum 5 ani, socotiți de la încetarea raportului de muncă, nu de la angajare.
Documente lucrători străini la control ITM: ce cere inspectorul
Legea nu dă o listă închisă a „documentelor justificative”. Nu am găsit niciun ghid oficial sau o listă de control publicată de ITM ori IGI pentru acest scop. Ghidurile ITM pe care le-am găsit sunt informative, fără listă de verificare.
Ce poți face: să pornești de la cele nouă obligații din art. 7 și să păstrezi, pentru fiecare, o dovadă. Le găsești explicate pe rând în articolul despre obligațiile angajatorului de lucrători străini.
Dosarul lucrătorului non-UE: checklist practic
Lista de mai jos este interpretarea noastră a art. 7, nu o listă oficială. O poți adapta împreună cu juristul firmei.
Identitate și ședere
- copia documentului de călătorie (pașaportul);
- copia permisului de ședere, actualizată la fiecare reînnoire.
Contractul
- contractul de muncă în limba română;
- contractul în limba statului de origine sau într-o limbă de circulație internațională, semnat (lit. b));
- oferta fermă, ca să poți arăta că elementele ei se regăsesc în contract (lit. c)).
Salariul
- dovezile bancare de plată a salariului în contul lucrătorului, pentru fiecare lună (lit. a)).
Securitate și sănătate în muncă
- fișa de instruire SSM, cu mențiunea limbii în care s-a făcut instruirea și cu semnătura lucrătorului (lit. d));
- dovada predării echipamentului de protecție, semnată de lucrător (tot lit. d)).
Cursul de limba română
- fișa de prezență pe săptămâni, cu orele făcute în fiecare săptămână, de la data începerii activității din REGES-ONLINE (lit. g));
- rezultatele testelor de pe parcurs;
- adeverința de participare la final, dacă există.
Notificări
- copiile notificărilor trimise agenției și IGI în termen de 5 zile lucrătoare, cu dovada datei: absență nemotivată de peste 3 zile lucrătoare consecutive, încetarea contractului, situații de pericol, exploatare sau nerespectare a condițiilor pe baza cărora omul a primit dreptul de muncă și de ședere (lit. e)).
Reclamații
- dovada că lucrătorul a fost informat, în limba lui, despre cum poate face o reclamație confidențială (lit. h)).
Cazare, dacă o asiguri tu
- contractul de cazare și evidența cazării;
- dovada că chiria nu depășește 25% din salariul net (art. 7 alin. (2)).
Cei 5 ani: de când curg
Termenul curge „de la încetarea raportului de muncă”. Exemplu: un lucrător angajat în 2026 care pleacă în 2029. Dosarul lui trebuie păstrat cel puțin până în 2034. Pentru un om care rămâne mai mult, dosarul crește în fiecare lună: noi dovezi de plată a salariului, noi săptămâni de curs, noi reînnoiri ale permisului.
Practic, ai nevoie de un sistem în care dosarul unui om plecat nu dispare odată cu contul lui de email sau cu dulapul de la punctul de lucru închis.
Amenda pentru documente: 15.000–30.000 lei, IGI
Nerespectarea lit. e), f) și i) se sancționează, potrivit art. 42 alin. (3) lit. b) pct. (i), cu amendă „de la 15.000 lei la 30.000 lei”. Constatarea o fac lucrătorii IGI (art. 44 alin. (1) lit. b) pct. (i)).
Nu confunda cu amenda pentru curs. Lipsa cursului de limba română (lit. g)) se sancționează cu 5.000–10.000 lei „pentru fiecare lucrător străin plasat”, potrivit art. 42 alin. (2) lit. a), și o constată inspectorii de muncă (art. 44 alin. (1) lit. a) pct. (i)). Tabelul complet e în articolul despre amenzile pentru angajatorii de lucrători străini.
Pe hârtie sau digital?
Legea spune că păstrezi documentele „la sediul social sau la punctele de lucru”. Nu spune dacă o arhivă electronică e suficientă și nici nu interzice una. Nu există încă o precizare oficială.
Soluția prudentă:
- ține copia documentului de călătorie sau a permisului de ședere și pe hârtie, la sediu sau la punctul de lucru, pentru că pe ea textul o numește explicit;
- pentru evidențele care se nasc digital, cum sunt orele de curs sau extrasele bancare, păstrează exporturile într-o arhivă a firmei, accesibilă de la sediu și de la punctele de lucru;
- verifică periodic că poți scoate dosarul unui om plecat acum trei ani în câteva minute.
Înainte să închei contractul cu un furnizor, exportă tot
Obligația de păstrare e a angajatorului, nu a furnizorului de curs, de salarizare sau de SSM. Dacă renunți la un furnizor, evidențele lui nu mai sunt garantate. Înainte de încetarea contractului:
- exportă toate rapoartele, fișele și adeverințele, pe fiecare lucrător, inclusiv pentru cei plecați;
- verifică că fișierele se deschid și că acoperă toată perioada;
- pune-le în arhiva firmei, lângă restul dosarului.
Unde te ajută AsiaRom
AsiaRom ține evidența pentru cursul de limba română de la lit. g). Cronometrul numără doar timpul activ, cu ținta de 6 ore pe săptămână. Din portalul HR exporți fișa de prezență pe săptămâni, adeverința de participare cu cod de verificare și raportul pentru ITM. Istoricul stă în platformă și îl descarci din portal. Obligația de a-l păstra 5 ani rămâne însă a ta, așa că exportă-l periodic în arhiva firmei.
Nu promitem că un control se încheie fără amendă și nu ne prezentăm drept furnizor acreditat. Îți dăm documentele pentru partea de curs, într-o formă ușor de arătat. Cum funcționează cursul afli din articolul despre cursul de limba română obligatoriu. Prețurile sunt pe pagina de ofertă. Poți încerca 30 de zile gratuit.
Întrebări frecvente
Adeverința de curs e un certificat de limbă?
Nu. O adeverință de participare atestă orele urmate, nu nivelul de limbă. Certificatul de competență lingvistică A2 e altceva și se cere doar la cererile de ședere pe termen lung depuse din 1 ianuarie 2027. Detaliile sunt în articolul despre certificatul A2 și pe pagina Certificat.
Trebuie să păstrez dosarul și pentru lucrătorii care au plecat după o lună?
Da. Termenul de 5 ani curge de la încetarea raportului de muncă, oricât de scurt a fost acesta.
Inspectorul ITM îmi poate cere documente pe care le amendează IGI?
Lit. f) obligă angajatorul să pună documentele la dispoziția IGI, a Inspecției Muncii, a ANOFM sau a altor organe competente. Amenda pentru lit. f) și lit. i) e constatată de IGI, dar documentele trebuie să le ai pregătite pentru oricare dintre aceste instituții.
Există un model oficial de dosar?
Nu am găsit unul. Lista de mai sus e interpretarea noastră și e un punct de plecare, nu o garanție.
Articolul are caracter informativ și nu ține loc de consultanță juridică. Pentru situația firmei tale, verifică forma în vigoare a legii și cere părerea unui jurist.
Surse
Cursul de română cerut de lege, pe telefonul lucrătorului, în limba lui.
Timp activ măsurat, ținta de 6 ore pe săptămână vizibilă în portal, fișă de prezență și raport pentru control.